Cómo preparar un data room profesional para inversores
Un data room impecable acelera la due diligence, reduce el descuento por riesgo y maximiza el valor de salida en operaciones de logística e industrial, incluidas transacciones core, value-add y procesos de sale & leaseback. A continuación se detalla cómo estructurarlo, qué documentos incluir y qué métricas esperan los comités de inversión en España en 2024–2025.
Objetivos del data room y alcance
El data room debe permitir a los inversores confirmar la titularidad, la regularidad urbanística y técnica del activo, la sostenibilidad del cash flow y el plan de negocio (capex, reversiones, reletting). Debe estar alineado con estándares RICS y con la práctica habitual de firmas internacionales de asesoramiento.
- Transparencia y completitud documental.
- Trazabilidad: control de versiones, changelog y Q&A indexado.
- Compatibilidad con procesos institucionales y auditorías.
Estructura recomendada de carpetas
Una taxonomía clara evita fricciones y acelera el underwriting. El siguiente esquema es un estándar efectivo para activos logísticos single-tenant y multitenant:
| Código | Carpeta | Contenido clave |
|---|---|---|
| 01 | Corporate & Título | Escrituras, Nota Simple, cargas, hipotecas, NIF, poderes, KYC/AML. |
| 02 | Planeamiento & Licencias | PGOU, calificación urbanística, licencias de obra/actividad/primera ocupación, cédulas. |
| 03 | Técnico & As-built | Proyectos ejecutivos, planos as-built, cálculo PCI, OCA, mantenimientos. |
| 04 | Arrendamientos | Contratos, anexos, avales/garantías, rent roll, pólizas de seguro del inquilino si aplica. |
| 05 | Financiero | NOI histórico, facturas de renta y OPEX, presupuesto y backlog de capex. |
| 06 | ESG & Energía | CEE, BREEAM/LEED, consumos, fotovoltaica, residuos, huella de carbono. |
| 07 | Due Diligence | VDD legal, TDD técnica, Ambiental Fase I (y Fase II si procede), tasación RICS. |
| 08 | Operación | SLAs de facility, contratos de mantenimiento, seguros, siniestros. |
| 09 | Proceso | Teaser, IM, NDA, SPA/APA draft, data tapes, calendario, Q&A. |
Documentación imprescindible y “red flags”
1) Título y cargas
Incluya escritura de propiedad, Nota Simple reciente y estado de cargas (hipotecas, afecciones fiscales, servidumbres, concesiones). Cualquier discrepancia entre superficie registral y GLA as-built debe explicarse y, si procede, acompañarse de georreferenciación y rectificación catastral.
2) Urbanismo y licencias
Es fundamental acreditar conformidad con el PGOU, uso industrial-logístico, alineaciones, edificabilidad y retranqueos. Aporte licencias de obra mayor, actividad y primera ocupación; así como certificados finales de obra y actas de inspección. Si existen expedientes abiertos, indíquelos y documente su estado.
- Plazos medios de legalización pueden afectar el calendario de cierre.
- Declaraciones responsables y licencias exprés requieren soporte técnico adecuado.
3) Técnico y PCI
Los inversores esperan memoria as-built, dimensionado de rociadores (ESFR, K25/K22), clasificación de riesgo, certificados de ignifugación, cumplimiento CTE y RSCIEI, así como informes OCA vigentes. Elementos críticos: altura libre, ratio muelles/GLA, profundidad de nave, resistencia de solera, iluminación LED, BMS, fotovoltaica y disponibilidad de potencia.
4) Arrendamientos y rent roll
Presente contratos íntegros con anexos, garantías y cualquier side letter. El rent roll debe permitir calcular KPIs clave: WAULT, indexación (IPC u otros), ERV vs passing rent, reversionary yield, break options y probabilidad de renovación. En sale & leaseback, incluya el draft del contrato propuesto (NNN o FNN) y detalle de mantenimiento (landlord vs tenant).
5) Finanzas operativas
Incluya NOI histórico (últimos 24–36 meses), evidencia de cobros, detalle de OPEX recuperables y no recuperables, y plan de capex a 5 años (cubiertas, PCI, pavimentos, ofimática). Aporte presupuestos y contratos para sustentar cifras.
6) ESG y energía
Certificado de eficiencia energética, BREEAM/LEED si aplica, consumos de electricidad/agua, residuos, y viabilidad de fotovoltaica. La mejora ESG puede traducirse en prime yields más bajas y mejor liquidez del activo.
Métricas de mercado para el underwriting
En 2024–2025 el mercado logístico español muestra yields prime estabilizadas tras la subida de tipos y una ligera compresión en ubicaciones core. Rango indicativo:
- Prime yields big-box: 5,00–5,50 % en Madrid y Barcelona; secundario: +75–150 pb.
- Rentas prime: Madrid 6,0–6,5 €/m²/mes; Barcelona 7,25–8,00 €/m²/mes; Valencia y Zaragoza 5,0–5,75 €/m²/mes, dependiendo de especificaciones y microlocalización.
- Disponibilidad: Barcelona Área 3–4 %; Corredor Henares y Sur Madrid 7–10 %; mercados secundarios 8–12 %.
Fuente: CBRE Market Outlook 2024 (https://www.cbre.es)
Fuente: JLL Industrial & Logistics Snapshot (https://www.jll.es)
Cómo presentar los KPIs que piden los comités
- WAULT/WALE ponderado por renta y por superficie.
- Net Initial Yield y Equivalent/Reversionary Yield con supuestos claros de ERV.
- Passing rent vs ERV con gap en % y potencial de reversiones por unidad arrendable.
- Capex backlog clasificado por criticidad (HSE, compliance, eficiencia, estética).
- Índice de indexación por contratos, topes y suelos, y sensibilidad al IPC.
Due diligence: VDD vs. buy-side
Un Vendor Due Diligence (VDD) sólido aumenta la probabilidad de ofertas vinculantes competitivas. Debe cubrir:
- Legal: titularidad, cargas, urbanismo, arrendamientos, litigios, compliance.
- Técnica: estado del inmueble, vida útil de sistemas, cumplimiento PCI/CTE, capex.
- Ambiental: Fase I (histórico de usos, USTs, riesgos de suelos), y Fase II si hay sospechas.
- Valuación: tasación RICS con hipótesis explícitas sobre yields, ERV y capex.
Integre en el data room executive summaries y los informes completos. Señale claramente los “limitations of scope” para evitar malinterpretaciones.
Sale & Leaseback: requisitos adicionales
En SLB, el inversor evaluará la calidad crediticia del vendedor-inquilino y la bancabilidad del contrato. Incluya:
- Estados financieros auditados del ocupante (3 ejercicios) y covenant package.
- Term sheet del lease: plazo, NNN/FNN, indexación, capex landlord vs tenant, seguros, mantenimiento.
- Plan industrial del ocupante y criticidad del activo (estratégico vs táctico).
Para simular la renta objetivo y el yield neto, puede utilizar la Calculadora Sale & Leaseback en https://calculadora-saleleaseback.es.
Gestión del proceso, Q&A y control de versiones
Configure permisos por carpeta, NDA y marca de agua. Use índices numerados (01.01, 01.02…) y registre cambios con fecha, descripción y responsable. Publique addenda semanales con una hoja de “changelog” y alinee plazos de Q&A con el calendario de ofertas no vinculantes (NBO) y vinculantes (BO).
Checklist operativo mínimo
- 01 Corporate: escrituras, poderes vigentes, KYC/AML.
- 02 Título: Nota Simple < 30 días, cargas y cancelaciones en trámite.
- 03 Urbanismo: ficha urbanística, PGOU, licencias, informes técnicos municipales.
- 04 Técnico: as-built, PCI, OCA, contratos de mantenimiento, garantías de equipos.
- 05 Arrendamientos: contratos, anexos, garantías, rent roll, histórico de cobros.
- 06 Finanzas: NOI, OPEX, capex, presupuestos y facturas representativas.
- 07 ESG: CEE, BREEAM/LEED, consumos, auditoría energética, potencial FV.
- 08 DD: VDD legal, TDD, ambiental, tasación RICS, seguros y siniestros.
Normativa y plazos: impacto en el cierre
Los plazos de otorgamiento de licencias o de subsanación de expedientes inciden en el calendario de cierre y en condiciones precedentes de los SPAs. Si hay discrepancias entre planeamiento y uso efectivo, proponga mecanismos de indemnidad o retenciones en precio hasta su regularización. Documente plazos de PGOU aplicable, tasas y compatibilidad de actividad (almacenaje, cross-docking, logística refrigerada).
Fuente: INE – Indicadores económicos (https://www.ine.es)
Presentación ejecutiva y narrativa de inversión
Acompañe el data room con un Investment Memorandum conciso: localización, demanda-absorción, oferta-disponibilidad, especificaciones técnicas, comparables de renta y evidencia de ERV, sensibilidad de yields y análisis de salida. Incluir mapas de transporte, distancia a hubs (A-2, A-4, AP-7), y tiempos a última milla.
Buenas prácticas de ciberseguridad y compliance
- Plataforma con 2FA, logs de acceso y expiración de enlaces.
- Cláusulas GDPR y limpieza de datos personales en contratos y facturas.
- Marcado de confidencialidad y trazabilidad por licitador.
Apoyo de asesores especializados
Trabajar con un asesor independiente con foco en logística agiliza el proceso y evita cuellos de botella. Para asistencia estratégica y ejecución, puede contactar con Logiestate Consulting, y utilizar herramientas de modelización como la Calculadora Sale & Leaseback para testear escenarios de renta, capex y yields.
Conclusión
Un data room profesional, completo y bien indexado es determinante para maximizar la competencia entre inversores, reducir incertidumbre y cerrar al mejor precio. Invierta tiempo en preparar documentación impecable, KPIs claros y un VDD robusto: el retorno se refleja en menos ajustes durante la exclusividad y en mayor certidumbre de cierre.